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みなさんの働いている介護施設の記録は紙ベースですか？それともPCベースでしょうか
私は今までの転職でどちらも経験があるのですが、どちらが良いかと言われたら即答でPCですね
ペーパーから電子化する時はそれなりの苦労が伴いますが、情報共有や残業の削減という部分において大きな効果がありました
今回はなぜ記録はペーパーより電子化した方が良いのかをお伝えしたいと思います
「私はパソコンが苦手だから、紙の方が良い」と思う方も
いらっしゃるかと思います
ただ、それは長い目で見ると無駄な労力を使うことになりかねません
ペーパーレスという言葉もあるくらいなので、介護業界も時代の変化に対応していかないと、、
まずは毛嫌いせずに、この記事を最後まで読んでいただきたい❗️
私が今まで勤めた介護施設
私が今まで勤めていた介護施設では
有料A
全てが紙ベース
15年ほど前ですから、だいたいどこも紙ベースだったのではないでしょうか
有料B
最初は紙でしたが途中から完全にデジタル化しました
介護記録もケアプランも委員会の議事録、事故報告書、申し送りetc
全部をパソコンでやります
始めるまでの準備が本当に大変でした・・・
運用当初は色々と不具合もありましたが、今ではそれも良い思い出ですね( ＾∀＾)
特養
介護記録やプランはデジタルですが、申し送り事項や事故報告書などは紙ベース
要はデジタル化していきたいんだけど、中途半端で止まっている感じですね
中途で入った私からすればPCも見なきゃいけないし、ノートも見なきゃいけないとうことで正直いうと面倒でした
デジタル化したいのであれば、ちょっとずつ進めるよりも一気に変えた方が良いのかなと感じました
老健
全てが紙ベース
・
・
・
といった具合です
２つ目の有料でデジタル化の良さを肌で感じたあとに、段々と紙に戻っていくのは悲しい・・😢
だから余計に不便に感じちゃうんですよね
介護記録などの書類をデジタル化するメリット
次にデジタル化するメリットについて紹介していきたいと思います(^o^)/
①過去の記録を遡りやすい
例えば入居者さんの体調不良が続いているとして、いつから食事量が減っているのかとか、体重の増減がどう推移しているのか、その他バイタルなども期間を指定して検索すれば一括で出てきます
過去の記録をペラペラめくる必要はありません
他にも月間でどんな事故が起きているのかとか、どの入居者さんの事故が多いのかなどの集計などにも活用できます
プラン評価をするのにも有効ですね
②ノートやファイルを減らせる
スタッフルームがノートやファイルで溢れてたりしていませんか？
事務所からのお知らせ・申し送りノート・スタッフノート・事故報告書・各委員会の議事録・感染症や緊急時のマニュアル
たくさんのファイルやノートがあるのではないでしょうか
使い終わったノートや資料も「いつか見返すかも」と、取ってありませんか？
そうやってどんどん増えていっちゃう・・
デジタル化しておけば、それらを一括に管理して見ることができます
感染症などのマニュアルは難しいと思いますが、ほぼほぼノートやファイルを減らすことができるのです
③情報共有しやすい
②の流れになりますが情報があるていど一括で見られたら、スタッフの情報収集の負担も減ります
それにより確認漏れが減り、情報共有しやすい環境になります
④読みやすい
ある意味これが一番のメリットかも！？
スタッフが書いた記録で「字が汚い」もしくは「達筆すぎて」読みづらいことってありませんか
私も字が汚くて「読めない」とよくクレームをいただきました
これもデジタル化で一発解決❗️❗️
あとは似たような記録を入力したい時にコピペできるというのも大きいですよね
デジタル化のデメリット
デジタル化のメリットはたくさんありますが、もちろんデメリットも存在します
導入にあたっての費用や情報の入力に時間がかかるのはもちろんですが、情報が一括してあるのでパソコン渋滞が起きがちです
特に朝の９時前後と夕方
出勤して記録が見たい日勤スタッフと記録を入れたい明けスタッフ
出勤して記録が見たい夜勤スタッフと日中の記録を入れたい日勤スタッフみたいな感じですね
その辺はルール作りが必要かもしれません
また上記の時間帯はパソコンの使用率が高いためか読み込みが遅くなることが往々にしてあります
これって私がいた施設だけなのかな
読み込みが遅くて記録に時間がかかるのは、本当に時間の無駄、、、
まれにパソコンが故障することもあり、そうなるともう何もできない💦💦
そもそもパソコンを触ったことがない方からしたら紙からデジタル化することによって、返って時間がかかってしまいますから、そういった方達のフォローも大切になります
最後に
今後転職を考えている方であれば「記録は紙ですか？デジタルですか？」と判断材料にするのも良きですね😄
紙ベースからデジタル化することにより業務の効率化が期待できます
そうすれば浮いた時間を入居者さんのために使うことができるので、スタッフのモチベーションも向上するでしょう
以前にも紹介したインカムのように便利なものはどんどん活用していきたいですね
今後、介護士はますます不足すると言われていますから
最後まで読んでいただき、ありがとうございました
良かったら他の記事も読んでくれたら嬉しいです
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